Die Prozessphasen eines Events können grob in Pre-Event Phase, Main-Event Phase und Post-Event Phase unterteilt werden (Thomas et al. 2008). Diese drei Phasen dienen folgend als Gliederung, um Eventtools entlang der Eventmanagementprozesse einzuordnen. In den letzten Jahrzehnten haben sich vermehrt spezielle Anbieter für digitale Dienstleistungen in der Eventbranche etabliert. Mit sogenannten Tools bieten sie einen digitalen Service, um Eventveranstaltern eine Lösung innerhalb der Eventmanagementprozesse zu bieten.
Diese Tools bieten einen Mehrwert für die Veranstalter, neben den fest etablierten ganzheitlichen Informations- und Kommunikationssystemen. Zudem erlauben digitale Tools insbesondere für kleinere Veranstaltungshäuser eine kostengünstige Alternative. Dabei verfolgen die Tools ähnliche Zwecke. Sie erlauben den Veranstaltern effektiver und effizienter ein Event zu managen oder stellen eine zusätzliche Funktionalität für die Veranstalter oder Eventteilnehmer zu Verfügung. Im Rahmen des Projektes IT 4 Green Events nehmen digitale Eventtools eine besondere Rolle ein. Die Anwendungen erlauben durch einen minimal erhöhten Ressourcenaufwand auf der Seite der Tooldienstleister eine erhöhte Ressourceneinsparung auf Seiten der Eventveranstalter. Daher werden folgend Tools vorgestellt, die Veranstaltern eine nachhaltigere Durchführung von Veranstaltungen ermöglichen. Insbesondere werden bei der Vorstellung der Punkte folgende Punkte näher betrachtet:
• Welchen Fokus hat das Tool?
• In welcher Eventmanagementphase unterstützt das Tool?
• Welche Ressourceneinsparungen können auf der Seite des Veranstalters realisiert werden?
• Für welchen Eventtypen (real, hybrid, virtuell) ist das Tool insbesondere gut geeignet?
• Wie werden den Veranstaltern die Tools zur Verfügung gestellt (Download, On Premise, SaaS) und wie ist das Pricingmodell?
• Wie unterstützten Tools wichtige Eventkomponenten für den Teilnehmer?
Download Workbook: Eventtools entlang der Eventmanagementprozesse
Quelle: Thomas O., Hermes B., Loos P. (2008) Towards a Reference Process Model for Event Management. In: ter Hofstede A., Benatallah B., Paik HY. (eds) Business Process Management Workshops. BPM 2007. Lecture Notes in Computer Science, vol 4928. Springer, Berlin, Heidelberg